Informativa Privacy

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RELATIVA AL SITO WEB: WWW.FATTUTTO.COM

1: PREMESSE

Questa informativa cercherà di spiegare chi e come tratta i dati dell'interessato (detto anche Utente), quali sono i suoi dati, e quali sono i suoi diritti e come può esercitarli. Per chiarimenti particolari, laddove l’Utente non capisca o non ritenga sufficiente quanto inserito nell'informativa, si invita a scrivere al seguente indirizzo: support@fattutto.com

2: ALCUNE NOZIONI IMPORTANTI SUI DATI PERSONALI

Cosa si intende per dati personali? Dati personali sono tutte le informazioni che si riferiscono ad una persona fisica identificabile. L’indirizzo email è un dato personale. Il testo di un messaggio, se rivela informazioni relative ad una persona, è un dato personale. Le prestazioni indicate in una fattura possono esser o svelare un dato personale. L’analisi dei dati (funzione prevista da Fattutto) può svelare l’andamento aziendale o professionale, e quindi – anche indirettamente – informazioni, quindi dati.

Cosa significa trattare i dati? La definizione giuridica di trattamento comprende qualunque operazione o complesso di operazioni concernenti dati, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati. Praticamente quindi tutto quel che si può fare con i dati dell'utente è trattamento. Già quindi raccogliere, conservare, o leggere i dati per esempio, ossia consultarli, è un trattamento. 

Perchè sono importanti per l'interessato? I dati dicono chi è l'interessato e cosa fa. Sono suoi, quindi, proprio in quanto “suoi”, sono importanti ed è chiaro anche che in quanto “suoi” l’interessato ha il diritto di decidere se lasciarli trattare a terzi – compreso il presente sito web -  e di sapere in che modo ciò viene fatto.

3: CHI TRATTA I DATI 

Titolare del trattamento è il soggetto che assume le decisioni su come trattare i dati, quindi – tra l'altro – su quali precauzioni prendere per proteggerli, su dove alloggiarli (se in server o cloud ecc.), su quali dati chiedere all'utente, su quali elaborare e per quale scopo, su quali e a chi cederli o comunicarli, come gestire i rapporti e i diritti degli utenti, su chi scegliere come collaboratore, responsabile o semplice incaricato per trattare i dati, su quali istruzioni impartire ai collaboratori ecc. Quindi, atteso che il titolare del trattamento dei dati è molto importante, sappia l'utente che si tratta di:

Sistemi ICT S.r.l.

Via Aldo Moro,6

53035 – Monteriggioni (SI) 

Numero di iscrizione al Registro Imprese di Siena n. 01087530521,
 Partita IVA IT01087530521

Email: support@fattutto.com.

Il servizio inoltre si avvale dell’opera di un DPO, il cui contatto è il seguente: dpo@sistemict.it.

3/a: A CHI VENGONO COMUNICATI I DATI (o A CHI VIENE CONSENTITO ACCESSO AGLI STESSI) 

I dati vengono comunicati a soggetti interni al Titolare (i dipendenti) che collaborano nella gestione esecutiva ed amministrativa del servizio.                            

Possono essere ulteriormente comunicati in ottemperanza di obblighi di comunicazione o anche in caso di richiesta da parte di un'autorità pubblica (ad esempio richiesta da parte del Tribunale, accertamenti fiscali, ecc...). I dati sono poi comunicati alla Agenzia delle entrate secondo i normali flussi di comunicazione e trasmissione dei documenti fiscali elettronici.

Inoltre i dati sono comunicati al servizio di hosting, al provider del servizio newsletter, al servizio di chatbot, ai terzi gestori dei cookie installati tramite il sito (si veda la relativa informativa), social network a seguito di installazione di widget o funzione “mi piace/condividi ecc.” inserita nel sito web, social network per l’esecuzione del social login.
 Inoltre, su richiesta del Cliente, i dati possono esser comunicati - mediante autorizzazione all’accesso - ad altri soggetti Clienti (commercialista, consulente ecc).

         4: DOVE LI TRATTA

Fattutto tratta i dati personali degli Utenti presso la propria sede ed in cloud situato in zona UE

         5: QUALI DATI VENGONO TRATTATI/ CHI SONO GLI INTERESSATI

In base alla qualità significativa dei dati si possono individuare: 

- Dati di contatto: email, telefono (skipe, hangout, pec. Cellulare);

- Dati Identificativi: nome, cognome, indirizzo, sede ecc;

- Dati di fatturazione: p.iva, codice fiscale, codice SDI;

- Dati di contenuto: il contenuto della comunicazione inviata dall’Utente attraverso l’apposito modulo;

- Di navigazione;

- Dati di acquisto: lo storico degli acquisti effettuati sul sito;

- Dati anagrafica dei clienti;

- Dati (informazioni, comunicazioni) derivanti da ticket aperto o assistenza richiesta;

- Dati di reddito: Fatturato, spese, entrate;

- Categoria professionale: artigiani, professionisti, imprenditori ecc.

- Dati ricavati: analisi dati di fatturato e spesa;

- Coordinate bancarie;

- Attività: sono conservati i dati di fatturazione, quindi comprendono le attività svolte, i clienti ecc;

- Documenti fiscali (dalle fatture o dai documenti commerciali si può dedurre attività, livello di affari, ecc);

I dati trattati possono riguardare: 
- Clienti di Fattutto;
- Clienti o Fornitori dei Clienti di Fattutto;
- Consulenti delegati dal Cliente;
- Contatti censiti dal Cliente;
- 

         6: PER QUALI SCOPI VENGONO TRATTATI, E INDICAZIONE DELLA BASE GIURIDICA E DURATA DI CONSERVAZIONE.

FATTUTTO tratta i dati degli utenti per le seguenti finalità:

1. Risposta a richieste inviate dall’utente (informazioni, esercizio diritti ecc): consiste nella risposta a contatti effettuati da parte del cliente/utente (tramite email o altra forma di contatto o form contatti).  
   Base giuridica: esecuzione della prestazione richiesta dall'utente nella comunicazione (come ad esempio l'esercizio di un diritto);
   Durata: dieci anni (obbligo di conservazione della corrispondenza commerciale).
   Dati trattati: di contatto, identificativi ed altri a seconda del contenuto della richiesta (per esempio le informazioni contenute nel testo della richiesta possono esser riferite a persone, ed in quanto tali sono dati personali).
2. Creare database iscritti: FATTUTTO crea un database (interno) dei contatti ricevuti tramite form sul sito, degli utenti iscritti alla newsletter e degli utenti registrati. Il database viene utilizzato per le seguenti finalità:
   A) come copia di backup degli indirizzi da cui sono pervenute le comunicazioni;
   B) per inviare tramite newsletter offerte o altri contenuti (si veda oltre).
   C) per avere copia della lista di utenti iscritti (registrati) e dei relativi acquisti;
   D) Backup conservazione dei dati;
    Base giuridica: legittimo interesse del titolare alla conservazione di dati dei contatti (ritenuto prevalente rispetto a interessi contrari in quanto garantisce la disponibilità del dato a Fattutto  e per contro – trattandosi di dato di scarsa pericolosità e significato – non reca pregiudizio all’utente; inoltre consente a Fattutto di provare l’esistenza di un contatto, di un utente iscritto ecc. Ordinanza Trib Bologna 10 marzo 2021);
   Durata: A) fino a richiesta di eliminazione da parte dell’Utente (vedi clausola relativa a esercizio diritti) mediante invio di email a sistemict@pec.it; B)  fino a revoca del consenso o opposizione all’invio o cancellazione account e comunque per i 10 anni successivi al fine di poterlo dimostrare; C)/D) 10 anni successivi alla cessazione dell’account. 

Dati trattati: A) email, identificativi, di contenuto;
B) email, identificativi, categoria;
C) dati identificativi, di contatto, dati di fatturazione, storico acquisti (inclusi reclami ecc);
 D) tutti i dati contenuti nella cartella del Cliente, ed in particolare i dati da conservare (fatture elettroniche, documenti commerciali).

Nota bene:

In relazione al punto A: l’utente può opporsi alla conservazione dell’indirizzo proprio in specifico database inviando apposita richiesta al titolare.

1. In relazione al punto B:  La revoca del consenso al ricevimento di newsletter comporta la cessazione, da tale momento, del trattamento dei dati per la finalità per cui era stato conferito il consenso stesso (salva l’eventuale conservazione al fine di dimostrare l’iscrizione).
2. Condivisione social: Il servizio ospita funzioni (widget, tasti o simili) che consentono all’utente di condividere rapidamente la pagina web o altro evento o aprire la pagina social del Titolare. È facoltà dell’utente condividere tali eventi o effettuare l’accesso, ma la sola condivisione comporta la trasmissione di dati al social, ed in particolare la navigazione o l’iscrizione a Fattutto, oltre che in alcuni casi il dispositivo e l’indirizzo IP da cui viene fatta la iscrizione o condivisione. Tali dati vengono poi gestiti dai social secondo logiche e politiche proprie.

Dati trattati: evento condiviso o accesso, account social, IP o dispositivo di connessione con cui viene fatta iscrizione o condivisione social,

Base giuridica: esecuzione della prestazione di condivisione e legittimo interesse del Titolare alla diffusione dell’evento (da intendersi anche come navigazione del sito) e – indirettamente – alla conseguente promozione del proprio servizio. Il legittimo interesse si ritiene prevalente rispetto agli interessi e diritti degli utenti per i seguenti motivi:    

- l’evento condiviso è di scarsa importanza (si può condividere solo la pagina o altro evento o il fatto della sola navigazione);

- L’evento viene condiviso con azione positiva e consapevole da parte dell’utente;

- L’evento viene condiviso su piattaforme social di cui alle quali l’utente è già iscritto;

- L’utente ha facoltà di eliminare quando vuole il post condiviso sul social (secondo le impostazioni della maggior parte di tali piattaforme);

Durata: istantanea per quanto riguarda Fattutto. La durata del trattamento effettuata dal social dipende dalle relative politiche in tema di trattamento dei dati personali.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare all’erogazione di una prestazione informativa completa verso il Cliente. L’utilizzo del dato in questo caso si può ritenere prevalente rispetto agli interessi del Cliente: viene trattato al fine di migliorare la prestazione e al fine di prestare un servizio di aggiornamento informativo verso lo stesso.
Durata: Il trattamento dura fino a quando non viene esercitato il diritto di opposizione (cancellazione) dell’interessato, ovvero fino a quando il suo account resta attivo.
Cadenza invio mail: settimanale

Servizio utilizzato per la newsletter: freshsales

Nota bene: il consenso può esser sempre revocato. La revoca del consenso comporta la cessazione, da tale momento (non però retroattivo), del trattamento dei dati per la finalità per cui era stato conferito il consenso stesso

1. Attivazione e gestione dell’account dell’Utente.
    Base giuridica: esecuzione richiesta di attivazione e gestione account dell’Utente (esecuzione del contratto);
   Dati trattati: vedi art. 5 (tutti).
   Durata: sino a cancellazione dell’account, salva conservazione per il tempo di mesi tre dalla cancellazione dell’account al fine di permetterne la riattivazione senza perdita di dati laddove richiesto dall’utente (nonché – nell’eventuale caso di commissione di reati – per permettere l’esercizio della querela). Restano salvi i termini maggiori di conservazione imposti dalla legge.
   Obbligatorietà: il mancato conferimento dei dati non consente l’attivazione di un account q e quindi l’esecuzione del contratto.
2. Social login: il servizio consente la registrazione ed il login tramite account social (Facebook, Google, Linkedin, Microsoft).
   Base giuridica: esecuzione richiesta di attivazione account dell’Utente (esecuzione del contratto);
   Dati trattati: contatto, anagrafici.
   Durata: solo in costanza di accesso. Il social conserva comunque traccia del login.
   Obbligatorietà: il login social non è obbligatorio. L’utente può autenticarsi con semplice inserimento di email e password.
3. Inviare notifiche (dedotto dal fatto che sul sito chiede autorizzazione alle notifiche): il sistema invia notifiche all’Utente. Si tratta per lo più di notifiche operative, di aggiornamento.
   Base giuridica: esecuzione del contratto (prestazioni accessorie); Il Cliente ha facoltà di non consentire comunque, opponendosi, le notifiche.
   Dati trattati: Ip, account, mail.
   Durata: fino a permanenza account.
4. Ticket assistenza: il servizio consente di attivare un ticket di assistenza.
   Base giuridica: esecuzione del contratto (prestazioni accessorie);
   Dati trattati: contatto, contenuto, vari a seconda della problematica;
   Durata: sino ad esaurimento pratica, salva conservazione ulteriore fino a 10 anni in quanto corrispondenza accessoria a prestazione commerciale;
5. Bot: il servizio ospita un servizio di bot (faq). Il servizio viene erogato tramite Fresdesk. (https://freshdesk.com/customer-engagement/help-widget?utm_source=widget&utm_medium=branding).
6. Vendita a distanza Abbonamenti: Il sito permette di acquistare a distanza Piani o Abbonamenti. I dati sono trattati da Fattutto sia per perfezionare a distanza la vendita del Piano, sia per le successive attività di attivazione della licenza di accesso e delle funzionalità;

Base giuridica: esecuzione contratto;
Dati trattati: identificativi (nome, cognome), di contatto (email e telefono), pagamento, categoria, di fatturazione.
Durata: dieci anni dalla conclusione dell’ultimo Piano o Abbonamento (salvo maggior durata dell’account).
Obbligatorietà del conferimento: non conferire i dati non permette l’acquisto dei Piani.

Base giuridica: esecuzione del contratto (di Licenza gratuita di prova);
 Dati trattati: identificativi (nome, cognome), di contatto (email e telefono), pagamento, categoria, di fatturazione.
Durata: dieci anni dalla conclusione dell’ultimo Piano o Abbonamento (salvo maggior durata dell’account).
Obbligatorietà del conferimento: non conferire i dati non permette l’acquisto dei Piani.

1. Statistiche: elaborazione di statistiche basate sulle categorie di utenti per ottimizzare il business del Titolare.
   Base giuridica: legittimo interesse del Titolare a valutare settori di mercato di interesse, efficacia del sistema di vendita.
   Dati trattati: fatturato, categoria, tipo e numero di documenti. I dati sono poi conservati in forma aggregata.
    Durata: le statistiche sono eseguite in tempo reale, ma viene conservato solo il dato aggregato e quindi anonimizzato.
2. Download contenuti: il servizio consente il download di contenuti (file), e per tale fine raccoglie dati (utente, data, ora) e indirizzo email.
   Base giuridica: esecuzione della prestazione di invio del contenuto come da richiesta dell’utente.
   Dati trattati: utente, data ora.
    Durata: istantanea per quanto concerne il download.

1. Analisi intelligente dei dati (in valutazione e sviluppo):
    Base giuridica: esecuzione del contratto (vedi Termini e Condizioni al punto 5.4); Il Cliente può in ogni caso opporsi a tale trattamento inviando una mail al DPO o al Titolare.

Per questa finalità vengono trattati i seguenti dati personali del Paziente: categoria, tipo documento, tipo prestazione, importo, frequenza (altro, ora ancora da definire).
Durata: fino a permanenza dell’account, ovvero fino ad opposizione dell’interessato.

         7: COME VENGONO CONFERITI I DATI

I dati vengono conferiti direttamente dall’Utente compilando l’apposito form presente sul sito. Alcuni dati sono ricavati dal sistema mediante interoperazione con i database della Agenzia delle Entrate.

            8: QUALI DATI SONO OBBLIGATORI E QUALI FACOLTATIVI (E LE CONSEGUENZE DI UN RIFIUTO DI DARE I DATI)

Il dato di contatto ed identificativo dell’Utente è obbligatorio. Non conferirlo comporta l’impossibilità di eseguire la prestazione richiesta (erogazione newsletter, risposta al contatto, creazione account).
 Inoltre sono dati facoltativi, ma essenzialmente  fisiologici, quelli che si formano nell’uso del servizio (per esempio quelli contenuti nelle fatture). Quanto a questi ultimi, non è possibile discriminare tra obbligatori e facoltativi, in quanto si formano come conseguenza naturale dell’utilizzo del servizio.

         9: COME IL SERVIZIO “DISTURBERA'” L’UTENTE

FATTUTTO “disturberà” l’Utente nei seguenti modi:

• Potrà ricevere email, telefonate, messaggi o altre comunicazioni da Fattutto: si tratterà di comunicazioni operative o comunque di risposta alla comunicazione inviata dall’Utente. Queste comunicazioni sono indispensabili per la gestione regolare del rapporto con l’Utente.
• Newsletter: frequenza: settimanale; contenuto: operativo, promozionale relativo a prodotti o servizi di Fattutto o di aziende terze; fornitore del servizio: freshsales;
• Notifiche: si tratta di notifiche automatizzate che avvisano il Cliente o Utente di scadenze, modifiche ecc. Sono tutte comunicazioni operative.

         13: QUALI SONO I DIRITTI DEGLI UTENTI

Gli Utenti sono beneficiari di una serie di diritti.

Diritti di informazione circa:

• Categorie di dati vengono trattati (vedi punto n. 2 e 5);
• Origine dei dati, ossia sapere da dove il servizio ha tratto i suoi dati (vedi punto n. 7);
• Finalità del trattamento dei dati, ossia per quali scopi i dati vengono trattati (vedi punto n. 6);
• Estremi del titolare e di eventuali responsabili del trattamento (vedi punto n. 3);
• Soggetti cui vengono comunicati i dati (vedi punto n. 3/a);
• Tempo di conservazione e trattamento dei dati (vedi punto n. 6);
• Diritto di esperire reclamo innanzi al garante privacy mediante accesso al seguente link:http://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-nostri-dati-personali
• Esistenza o meno di processo di profilazione;
• Base giuridica del trattamento (vedi punto n. 6);

Poi ci sono diritti non di semplice informazione ma operativi. Essi sono di vario genere. In sintesi:

• L'interessato ha diritto di aver copia dei dati che ha fornito. Se i dati sono stati trattati con metodi automatizzati e sulla base del suo consenso o di un contratto, l'utente può chiedere – se tecnicamente possibile – che i dati siano trasmessi allo stesso interessato o anche ad un eventuale nuovo titolare (portabilità), sempre che questa operazione non leda i diritti (e i dati) di altre persone. Tale diritto nel caso di specie non potrà esser esercitato quindi in relazione a comunicazioni che contengano dati di terzi, segreti industriali o comunque contenuti protetti. In tal caso può chiedere anche la cancellazione dei dati (salvo che la legge non imponga la conservazione al Titolare come nel caso di comunicazioni commerciali).
• Se i dati personali sono inesatti o incompleti l'interessato può chiedere di rettificarli o completarli, fornendo indicazioni in tal senso. Se il Titolare deve verificare l'esattezza dei dati contestati dall'interessato, questi può nel mentre ottenere la limitazione dei dati contestati (limitazione significa che i dati vengono soltanto conservati e non ne viene fatto alcun altro trattamento se non con uno specifico consenso dell'interessato o se servono per esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria).
• Se i dati personali non sono più necessari per gli scopi per i quali sono stati raccolti o altrimenti trattati l'interessato ne può chiedere la cancellazione. Se però i dati servono all'interessato per esercitare un proprio diritto in sede giudiziaria, ne può chiedere la limitazione (ossia la sola conservazione).
• Se il trattamento è illecito perché i dati sono trattati in assenza di consenso, interesse legittimo da parte del Titolare, contratto per l'esecuzione del quale il trattamento stesso è necessario, obbligo legale di trattamento da parte del Titolare, l'interessato può chiederne la cancellazione o la limitazione.

14: COME LI PUO' ESERCITARE

Procedura per l'esercizio dei diritti: I diritti dell’Utente possono esser esercitati inviando una pec a sistemict@pec.it, ovvero contattando il DPO all’indirizzo sopra indicato.  
Il Titolare deve rispondere entro trenta giorni (che possono esser prorogati di altri due mesi, ma il Titolare in questo caso deve dare avviso motivato del ritardo all'utente).
 Il Titolare può rifiutare, se ne ha motivo, di dar seguito alla richiesta dell'utente (rifiuto che deve esser comunicato all'utente entro un mese) solo in caso di richieste manifestamente infondate o ripetitive. Deve dare in tal caso risposta motivata. In ogni caso l'utente può rivolgersi al “Garante Privacy” (si veda link sotto riportato) o al Giudice.

Il Titolare deve rispondere utilizzando lo stesso canale (mail, telefono ecc) utilizzato dall'utente per la richiesta, a meno che l'utente stesso non chieda una risposta per via diversa. In caso di richiesta proveniente da indirizzo email diverso da quello indicato nell’account, il richiedente dovrà provare di esser l’interessato. 

Il Titolare, laddove nutra dubbi circa l'identità della persona che avanza la richiesta o esercita uno dei diritti che vengono di seguito elencati, può chiedere ulteriori informazioni per confermare l'identità del richiedente. In caso di richiesta proveniente da indirizzo email diverso da quello indicato nell’account, il richiedente dovrà provare di esser l’interessato. 

Le richieste e le risposte sono gratuite, salvo che siano ripetitive. In tale ultimo caso il Titolare può addebitare i costi vivi che affronta per la risposta (quindi costi di personale, costi materiali, ecc).

In ogni caso l'interessato può rivolgersi all'autorità Garante (http://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-nostri-dati-personali) o alla Autorità Giurisdizionale competente per l'esercizio dei propri diritti.

         16 QUALI SONO I DOVERI E ONERI DEGLI UTENTI

È fatto obbligo all’Utente di comunicare o “caricare” dati veritieri.

É onere dell’Utente comunicare al Titolare qualsiasi cambiamento intervenuto sui dati personali in precedenza comunicati. È infine onere dell’utente, laddove le funzionalità lo consentano, non inserire dati eccessivi. Per esempio, se il form richiede di inserire dati non obbligatori (di norma contrassegnati con asterisco), si raccomanda di inserirli solo se lo si ritiene necessario. Allo stesso modo, se si scrive un messaggio tramite il servizio, si raccomanda di evitare riferimenti espliciti a persone identificabili, se non necessari.

         17: IPOTESI DI DATA BREACH

In caso si dovessero verificare, rispetto ai dati degli Utenti, uno o più dei seguenti eventi: accesso, sottrazione, perdita, distruzione, divulgazione, modifica non autorizzati (c.d. Data breach) FATTUTTO, ferme restando le misure tecniche urgenti da porre in essere per bloccare (per quanto possibile) l'evento e per ridurne gli effetti dannosi si impegna a: 

- ripristinare quanto prima il servizio in modo efficiente, recuperando i dati disponibili dall'ultimo backup utile effettuato;

- informare gli Utenti, direttamente se le circostanze lo permettono ovvero genericamente (mediante avviso sull'home del sito web o mediante comunicazione inviata a tutti gli utenti, compresi quelli per i quali eventualmente non ci sono stati eventi sui dati) del tipo di evento, del tempo in cui si è verificato, delle misure adottate (senza entrare nel dettaglio al fine di non agevolare eventuali nuovi attacchi) per ridurre i danni e per evitar nuovi analoghi eventi, nonché delle misure ed accorgimenti che l'utente dovrebbe – da parte sua - porre in essere per ridurre le probabilità di nuovi eventi e limitare le conseguenze di quelli già verificatisi.