INDICE
- Il ciclo di vita di una fattura elettronica
- Il ciclo di vita di una fattura elettronica a un privato o azienda
- Il ciclo di vita di una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione
- Casi particolari
Le fatture elettroniche, inviate al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate (AdE), sono caratterizzate dalla presenza di una "icona di stato", all'interno della colonna SdI, come mostrato nella figura seguente.
Di seguito sono elencati tutti i possibili stati in cui può trovarsi una fattura elettronica, dopo il suo invio allo SdI, e le eventuali azioni che l'utente è tenuto ad effettuare. Nel paragrafo successivo, i dettagli
| Icona | Stato | Cosa fare |
 | CODA | - |
 | INVIATO | - |
 | CONSEGNATO | Suggerimento: inviare anche il PDF al destinatario |
 | MANCATA CONSEGNA | INVIARE IL PDF AL DESTINATARIO |
 | SCARTO | SBLOCCARE E CORREGGERE, INVIARE NUOVAMENTE (se errore di fattura duplicata, contattare assistenza) |
 | ATTESA ESITO PA | - |
 | ESITO PA ACCETTATO | - |
 | ESITO PA RIFIUTATO | SBLOCCARE E CORREGGERE, INVIARE NUOVAMENTE |
 | ESITO PA NON SPECIFICATO | - |
 | IMPOSSIBILE RECAPITARE | GUARDARE ISTRUZIONI NEL PARAGRAFO RELATIVO |
Il ciclo di vita di una fattura elettronica
Accodamento per invio
L'icona presentata è la clessidra grigia
Indica che la fattura è inserita nella coda e sarà inviata allo SdI dal "motore asincrono di invio". Quando la fattura viene inviata, il suo stato passa IN CODA. Solitamente, in meno di due minuti la fattura viene presa in carico e mandata a SdI, salvo momenti di intenso traffico o di disservizio di SdI, che vengono comunque risolti dall'applicazione attraverso un'attesa più lunga. Lo stato della coda può essere consultato dal menu SdI / Fatture in Uscita.
In questo periodo, la fattura non può essere modificata né sbloccata.
Invio
L'icona presentata è l'aeroplano di carta arancione
L'invio a SdI etichetta la fattura con un id univoco SdI, che è un numero a più cifre corrispondente all'etichetta (SdI Id o numero di registrazione SdI) che corrisponde a quella fattura e soltanto a quella fattura tra tutte quelle esistenti nello spazio e nel tempo. Indica che si è in attesa di una notifica da parte del Sistema di Interscambio. La fattura può rimanere in questo stato per un massimo di 5 giorni. Entro i 5 giorni, il sistema riceve obbligatoriamente una notifica da parte del Sistema di Interscambio. Queste, quando arrivano, vengono associate tramite lo Sdi Id in tempo reale, modificando quindi lo stato della fattura.
In questo periodo, la fattura non può essere modificata né sbloccata.
Il ciclo di vita di una fattura elettronica a un privato o azienda
Dopo l'invio, una fattura elettronica a privato o azienda riceve delle notifiche dal Sistema di Interscambio che in tempo reale vengono mostrate in Fattutto.
Notifica di consegna
Questo tipo di notifica è caratterizzato da un segno di spunta verde dentro un quadrato verde.
La notifica arriva nel momento in cui il destinatario abbia scelto di ricevere le proprie fatture su un proprio software, oppure su una PEC, agendo sul proprio cassetto fiscale. Questo tipo di notifica arriva solitamente anche nel caso in cui il destinatario non abbia espresso preferenze, ma nella fattura si sia indicato un codice destinatario o una PEC sulla quale effettuare la consegna ufficiale della fattura. La notifica altresì giunge per fatture estere in cui si sia indicato XXXXXXX nel codice destinatario.
Cosa fare quando si riceve questa notifica? In questi casi non si è tenuti a fare azioni successive. Il destinatario troverà la fattura all'interno del proprio software o della propria PEC. L'invio della copia di cortesia in PDF è comunque un'azione plausibile e molti committenti si aspettano anche questo tipo di forma comunicativa, pur non avendo nessun significato fiscale e/o legale.
La fattura non può essere modificata né sbloccata e verrà inclusa all'interno dell'esportazione massiva.
Notifica di mancata consegna
Questo tipo di notifica è caratterizzato da un segno di spunta verde dentro un quadrato verde, più una piccola busta in pedice.
Indica che la fattura è stata inviata al Sistema di Interscambio e che non è stato possibile consegnare il documento al destinatario, pertanto la fattura è resa disponibile nell'area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate del cliente. Sono i casi in cui né il destinatario nelle preferenze del proprio cassetto fiscale, né la fattura stessa, recano un codice destinatario oppure una PEC: il Sistema di Interscambio pertanto si limita a depositarla nel cassetto fiscale, rispondendo con un messaggio di questo tipo: La fattura è disponibile in consultazione nell'area riservata a partire dalla 'Data Messa a Disposizione'. Non è stato possibile recapitare la fattura/e al destinatario per indisponibilità dell'indirizzo telematico di ricezione o perché tale indirizzo non è stato indicato in fattura (Codice Destinatario: 0000000).
Cosa fare quando si riceve questa notifica? A questo punto, è buona norma avvisare in qualche maniera il destinatario della presenza di questa fattura. Solitamente, l'avviso avviene tramite la spedizione via mail del PDF di copia della fattura, che non rappresenta un documento fiscale, ma appunto una "copia di cortesia" - informazione evidente per via di una banda diagonale a copertura dell'intero PDF -. Per i committenti privati questo è praticamente un obbligo, mentre per le aziende è una buona abitudine.
La fattura non può essere modificata né sbloccata e verrà inclusa all'interno dell'esportazione massiva.
Notifica di scarto
Questo tipo di notifica è caratterizzato da un segno X bianco su sfondo rosso.
Indica che la fattura è stata inviata allo Sdi ma è stata SCARTATA per errori nei dati della fattura. Molti controlli vengono fatti già dalla piattaforma prima dell'invio, ma per alcuni controlli avanzati di coerenza (ad esempio l'esistenza reale di una partita IVA sintatticamente corretta) è il Sistema di Interscambio a diventare protagonista e responsabile. L'arrivo della notifica di scarto è accompagnato da una mail all'indirizzo di posta dell'utenza che ha effettuato l'invio; in questa mail è riportato anche il dettaglio delle motivazioni dello scarto.
Cosa fare quando si riceve questa notifica? Cliccare sulla X e guardare come correggere la fattura, prima di tutto. Lo scarto infatti può avere cause molteplici. Si hanno 5 giorni di tempo per correggere una fattura scartata. Se l'errore è del tipo "fattura duplicata", non fare nulla, aprire una segnalazione in assistenza. La correzione va fatta sulla fattura stessa: bisogna sbloccarla in modo da renderla editabile, correggerla e rimandarla. La creazione di copie è assolutamente inutile e, anzi, crea valori errati nel cruscotto, nelle scadenze e in tutti quei punti che riportano i valori calcolati a partire dai documenti. Una volta sbloccata e corretta, la fattura può essere inviata e riprende da capo tutto il percorso dei suoi stati.
Una fattura in questo stato non viene inclusa all'interno dell'esportazione massiva.
Il ciclo di vita di una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione
Solo nel caso in cui la fattura sia destinata alla Pubblica Amministrazione (caratterizzata da codice destinatario a 6 caratteri invece che a 7), gli stati della fattura elettronica sono diversi, in quanto la Pubblica Amministrazione, a differenza di un'azienda o di un privato, ha la facoltà di notificare un proprio esito alla fattura.
La normativa indica che, a seguito della notifica di consegna, la Pubblica Amministrazione destinataria della fattura ha 15 giorni di tempo per mandare al mittente tramite il Sistema di Interscambio una propria notifica di accettazione o di scarto, ai termini dei quali, in assenza di scelta, il mittente riceve una notifica automatica di accettazione per decorrenza dei termini.
Notifica di consegna alla Pubblica Amministrazione
Questo tipo di notifica è caratterizzato da un segno informativo con pedice scritta PA.
Indica che la fattura ha passato il controllo del Sistema di Interscambio, è giunta nelle mani della Pubblica Amministrazione e si è dunque nei 15 giorni di tempo in cui la Pubblica Amministrazione può mandare un esito.
La fattura non può essere modificata né sbloccata.
Notifica di accettazione dalla Pubblica Amministrazione
Questo tipo di notifica è caratterizzato da un doppio segno di spunta verde in quadrato verde, con pedice scritta PA.
Indica che la Pubblica Amministrazione ha accettato la fattura, notificando formalmente questo tipo di scelta.
La fattura non può essere modificata né sbloccata.
Notifica di rifiuto dalla Pubblica Amministrazione
Questo tipo di notifica è caratterizzato da una X bianca su sfondo viola, con pedice scritta PA.
Indica che la Pubblica Amministrazione ha rifiutato la fattura, notificando formalmente questo tipo di scelta. L'arrivo della notifica di rifiuto è accompagnato da una mail all'indirizzo di posta dell'utenza che ha effettuato l'invio; in questa mail è riportato anche il dettaglio delle motivazioni del rifiuto da parte della Pubblica Amministrazione
Cosa fare quando si riceve questa notifica? Cliccare sulla X e guardare come correggere la fattura, prima di tutto. Il rifiuto infatti può avere cause molteplici. Si hanno 5 giorni di tempo per correggere una fattura rifiutata dalla Pubblica Amministrazione. La correzione va fatta sulla fattura stessa: bisogna sbloccarla in modo da renderla editabile, correggerla e rimandarla. La creazione di copie è assolutamente inutile e, anzi, crea valori errati nel cruscotto, nelle scadenze e in tutti quei punti che riportano i valori calcolati a partire dai documenti.
Una fattura in questo stato non viene inclusa all'interno dell'esportazione massiva. Una volta sbloccata e corretta, la fattura può essere inviata e riprende da capo tutto il percorso dei suoi stati. Di fatto, per quanto detto, il comportamento è simile a quello di una notifica di scarto ricevuta da SdI.
Notifica di accettazione per limiti di tempo dalla Pubblica Amministrazione
Questo tipo di notifica è caratterizzato da una spunta tratteggiata verde con riquadro verde, con pedice scritta PA.
Indica che la Pubblica Amministrazione non ha espresso scelta formale sull'accettazione o meno della fattura nei 15 giorni di tempo disponibili, e quindi la fattura si considera di fatto accettata.
La fattura non può essere modificata né sbloccata e verrà inclusa all'interno dell'esportazione massiva.
Casi particolari
Attestazione di consegna con impossibilità di recapito
Questo tipo di notifica è caratterizzato da un punto esclamativo con riquadro verde.
Si tratta fortunatamente di un caso rarissimo, che avviene quando vi sono delle anomalie nel processo di consegna della fattura, solitamente verso una PA. La fattura viene considerata "consegnata", ma è onere in questo caso del mittente formalizzare l'invio del file XML di fattura al destinatario, secondo le modalità che ritiene opportune.
Cosa fare quando si riceve questa notifica? Risulta sufficiente in questi casi scaricare il file XML della fattura dal dettaglio, menu Operazioni, azione Scarica XML, e spedirlo via mail al destinatario previo accordo. Il destinatario dovrà richiedere assistenza tecnica all'Agenzia delle Entrate perché venga riconosciuta come formalmente concluso il processo di spedizione e consegna - trattandosi di una PA, sarà un'azione implicita -.
La fattura non può essere modificata né sbloccata e verrà inclusa all'interno dell'esportazione massiva.
Questo articolo ti è stato utile?
Fantastico!
Grazie per il tuo feedback
Siamo spiacenti di non poterti essere di aiuto
Grazie per il tuo feedback
Feedback inviato
Apprezziamo il tuo sforzo e cercheremo di correggere l’articolo